Sonderplan unterstützt das Exportieren und Importieren von Kalender-Feeds, sodass Buchungen mit Drittanbieter-Kalender-Apps synchronisiert werden können, die das Standard-iCalendar-Format unterstützen, wie Apple Calendar, Google Calendar und Microsoft Outlook.

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Kalender-Feed-URLs privat halten

Kalender-URL-Links sollten nicht mit anderen geteilt werden, da dies ihnen Zugriff auf Ihre Buchungsinformationen gewährt. Wenn Sie befürchten, dass der Link kompromittiert wurde, können Sie das Kontrollkästchen zum Aktivieren des Kalender-Feeds umschalten, um den Link neu zu generieren.

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Exporte von Sonderplan-Feeds

Um Buchungen aus Sonderplan in einen Drittanbieter-Kalender (z.B. Google Calendar, Outlook, Apple Calendar) zu exportieren, müssen Sie zunächst entscheiden, welcher Sonderplan-Feed-Typ am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

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Arten von Export-Feeds

Sonderplan unterstützt die Erstellung von iCalendar-Export-Feeds auf vielen verschiedenen Ebenen. Um eine Überlastung externer Kalender zu vermeiden, wählen Sie den Typ, der den relevanten Personen nur Zugriff auf die Buchungen gewährt, die sie sehen müssen.

Persönlicher (Benutzer-)Feed

Exportiert Buchungen für einen einzelnen Benutzer, bei denen dieser als Ressource oder Kunde zugewiesen ist

Projekt-Feed

Exportiert alle Buchungen, die einem einzelnen Projekt zugewiesen sind

Ressourcen-Feed

Exportiert alle Buchungen für eine einzelne Ressource, wie z.B. einen Raum, eine Person oder Ausrüstung

Zeitplan-Feed

Exportiert Buchungen für alle Ressourcen eines bestimmten Zeitplans

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Können Feed-Abonnenten Änderungen an Buchungen vornehmen?

Nein, das iCalendar-Format (.ics) unterstützt keine bidirektionalen Aktualisierungen. Es ist grundsätzlich ein Einweg-Feed-Format, das hauptsächlich zum Exportieren von Kalenderdaten von einer Quelle (Server/Anwendung) zu einem Client dient.

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Aktualisierungsfrequenz des Feeds

Wenn Buchungen erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden, aktualisiert Sonderplan alle iCalendar-Feeds innerhalb von 10 Minuten.

Es liegt beim empfangenden Kalenderprogramm (Apple Calendar, Google Calendar und Microsoft Outlook), wie oft es nach Updates sucht. In der Regel prüfen die meisten Kalender einmal alle 24 Stunden.

Wenn nach 24 Stunden Änderungen an Buchungen noch nicht mit Ihrem Kalender synchronisiert wurden, versuchen Sie, den Kalender umzuschalten, um eine erzwungene erneute Synchronisation zu erzwingen. Wenn dies fehlschlägt, wenden Sie sich bitte an den Support Ihres Kalenderprogramms für Fehlerbehebungsinformationen.

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Persönlicher (Benutzer-)Feed

Persönliche Kalender-Feeds enthalten Buchungen, bei denen Sie als Ressource oder Kunde zugewiesen sind. Sie sind ideal, wenn Sie möchten, dass Ihre relevanten Buchungen aus Sonderplan in Ihrer nativen Kalender-App auf Ihrem Telefon erscheinen.

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Erstellen eines Benutzer-Feeds

Alle Benutzer können einen persönlichen Kalender-Feed für sich selbst erstellen. Klicken Sie auf Seitenleistenmenü -> Ihr Name -> Mein Konto. Unter dem Abschnitt Persönlicher Kalender-Feed aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren.

Sie können den Feed in die Zwischenablage kopieren, indem Sie auf die -Schaltfläche rechts neben dem Textfeld klicken. Fügen Sie diese Kalender-URL in Ihre Kalenderanwendung ein.

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Löschen eines Benutzer-Feeds

Um den Kalender-Feed zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren. Der Feed wird innerhalb von 10 Minuten gelöscht.

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Projekt-Feed

Um diese Option nutzen zu können, müssen Sie in einer Gruppe mit Zugriff auf das Administrationsmodul sein oder als Projekt-Administrator im entsprechenden Projekt zugewiesen sein

Projekt-Feeds können Ihr Team über die Buchungen im Zusammenhang mit einem Projekt auf dem Laufenden halten, auch wenn sie kein Sonderplan-Konto haben.

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Erstellen eines Projekt-Feeds

Um einen Projekt-Feed zu erstellen, öffnen Sie das relevante Projekt -> klicken Sie auf Einstellungen -> Projekt-Buchungs-Feed, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren.

Sie können den Feed in die Zwischenablage kopieren, indem Sie auf die -Schaltfläche rechts neben dem Textfeld klicken. Fügen Sie diese Kalender-URL in Ihre Kalenderanwendung ein.

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Löschen eines Projekt-Feeds

Um den Kalender-Feed zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren. Der Feed wird innerhalb von 10 Minuten gelöscht.

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Ressourcen-Feed

Einzelne Ressourcen-Kalender-Feeds können verwendet werden, um anstehende Buchungen auf den meisten Besprechungsraum-Bildschirmen anzuzeigen. Der Bildschirm muss den Import von iCalendar-Feeds unterstützen.

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Erstellen eines Ressourcen-Feeds

Um einen Ressourcen-Feed zu erstellen, klicken Sie auf Seitenleistenmenü -> Admin -> Ressourcen -> “Name der Ressource” -> Buchungs-Kalender-Feed, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren.

Sie können den Feed in die Zwischenablage kopieren, indem Sie auf die -Schaltfläche rechts neben dem Textfeld klicken. Fügen Sie diese Kalender-URL in Ihre Kalenderanwendung ein.

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Löschen eines Ressourcen-Feeds

Um den Kalender-Feed zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren. Der Feed wird innerhalb von 10 Minuten gelöscht.

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Zeitplan-Feed

Zeitplan-Feeds enthalten alle Buchungen für alle Ressourcen, die einem bestimmten Zeitplan zugewiesen sind.

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Erstellen eines Zeitplan-Feeds

Um einen Zeitplan-Feed zu erstellen, klicken Sie auf Seitenleistenmenü -> Admin -> Zeitpläne -> “Name des Zeitplans” -> , und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren.

Sie können den Feed in die Zwischenablage kopieren, indem Sie auf die -Schaltfläche rechts neben dem Textfeld klicken. Fügen Sie diese Kalender-URL in Ihre Kalenderanwendung ein.

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Löschen eines Zeitplan-Feeds

Um den Kalender-Feed zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren. Der Feed wird innerhalb von 10 Minuten gelöscht.

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Feeds in Sonderplan importieren

Sonderplan unterstützt das Importieren und Synchronisieren mit Drittanbieter-Kalenderdiensten wie Google Calendar, Office 365 oder jedem Dienst, der das Standard-iCalendar-Format verwendet. Wir bezeichnen das Importieren von Kalender-Feeds als “Kalender-Abonnements”.

Sie können auch die Funktion für Import-Kalender-Abonnements verwenden, um Buchungen automatisch aus Sonderplan zu synchronisieren, z.B. um Buchungen von einer Ressource auf eine andere zu kopieren oder um die Zusammenarbeit an einem Projekt mit einem anderen Unternehmen zu ermöglichen, das ebenfalls Sonderplan nutzt.

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Aktualisierungsfrequenz beim Import

Wir versuchen, einmal pro Stunde nach Updates zu suchen, dies kann jedoch je nach Traffic und Serverbelastung variieren. Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Synchronisation haben, prüfen Sie die Protokolle der Kalender-Abonnements, um zu sehen, wann das letzte Update erfolgte.

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Kontingente für Konten

Die Anzahl der Kalender-Abonnements, die Sie erstellen können, hängt von Ihrem Abonnementpaket ab. Bitte wenden Sie sich an den Sonderplan-Support, wenn Sie zusätzliche Abonnements erwerben möchten.

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Kalender-Abonnement erstellen

Um ein neues Kalender-Abonnement zu erstellen, navigieren Sie zu Zeitplan -> -> Kalender-Abonnements.

Im Fenster Kalenderfreigabe (Feeds) -> Import klicken Sie auf die -Schaltfläche und fügen Sie Ihre Kalender-Feed-URL (.ics) ein.

Klicken Sie anschließend auf die Buchungseigenschaften-Schaltfläche und legen Sie die Ressourcen, den Status, das Projekt und den Kunden fest, die allen aus dem Feed erstellten Buchungen zugewiesen werden sollen.

Abschließend klicken Sie auf die -Schaltfläche, um das Kalender-Abonnement zu erstellen.

Aufgrund einiger aktueller technischer Einschränkungen werden Buchungen, die über Kalender-Feeds hinzugefügt werden, nicht live im Zeitplan aktualisiert. Möglicherweise müssen Sie den Browser regelmäßig aktualisieren, um neue Buchungen zu sehen.

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Fehlerbehebung bei Kalender-Abonnements

Wenn Sie Probleme mit dem Import von Kalender-Abonnements haben, prüfen Sie zunächst die Protokolle des Abonnements, indem Sie auf das Protokoll-Icon neben dem betreffenden Abonnement klicken. Wenn zu viele Fehler auftreten, wird das Abonnement auch automatisch deaktiviert.