Sonderplan unterstützt das Exportieren und Importieren von Kalender-Feeds, sodass Buchungen mit Drittanbieter-Kalender-Apps synchronisiert werden können, die das Standard-iCalendar-Format unterstützen, wie Apple Calendar, Google Calendar und Microsoft Outlook.

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Kalender-Feed-URLs privat halten

Kalender-URL-Links sollten nicht mit anderen geteilt werden, da dies ihnen Zugriff auf Ihre Buchungsinformationen gewähren würde. Wenn Sie befürchten, dass der Link kompromittiert wurde, können Sie das Kontrollkästchen zum Aktivieren des Kalender-Feeds umschalten, um den Link neu zu generieren.

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Exporte von Sonderplan-Feeds

Um Buchungen von Sonderplan in einen Drittanbieter-Kalender (z.B. Google Calendar, Outlook, Apple Calendar) zu exportieren, müssen Sie zunächst entscheiden, welcher Sonderplan-Feed-Typ am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

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Arten von Export-Feeds

Sonderplan unterstützt die Erstellung von iCalendar-Export-Feeds auf verschiedenen Ebenen. Um eine Überlastung externer Kalender zu vermeiden, wählen Sie den Typ, der den relevanten Personen nur Zugriff auf die Buchungen gewährt, die sie sehen müssen.

Persönlicher (Benutzer-)Feed

Exportiert Buchungen für einen einzelnen Benutzer, bei denen er als Ressource oder Kunde zugewiesen ist

Projekt-Feed

Exportiert alle Buchungen, die einem einzelnen Projekt zugewiesen sind

Ressourcen-Feed

Exportiert alle Buchungen für eine einzelne Ressource, wie z.B. einen Raum, eine Person oder Ausrüstung

Zeitplan-Feed

Exportiert Buchungen für alle Ressourcen eines bestimmten Zeitplans

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Können Feed-Abonnenten Änderungen an Buchungen vornehmen?

Nein, das iCalendar-Format (.ics) unterstützt keine bidirektionalen Aktualisierungen. Es ist grundsätzlich ein Einweg-Feed-Format, das hauptsächlich zum Exportieren von Kalenderdaten von einer Quelle (Server/Anwendung) zu einem Client gedacht ist.

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Aktualisierungsfrequenz des Feeds

Wenn Buchungen erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden, aktualisiert Sonderplan alle iCalendar-Feeds innerhalb von 10 Minuten.

Es liegt beim empfangenden Kalenderprogramm (Apple Calendar, Google Calendar und Microsoft Outlook), wie oft es nach Updates sucht. In der Regel prüfen die meisten Kalender alle 24 Stunden.

Wenn nach 24 Stunden Änderungen an Buchungen noch nicht mit Ihrem Kalender synchronisiert wurden, versuchen Sie, den Kalender umzuschalten, um eine erzwungene Neusynchronisation zu erzwingen. Falls dies fehlschlägt, wenden Sie sich bitte an den Support Ihres Kalender-Softwareanbieters für Fehlerbehebung.

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Persönlicher (Benutzer-)Feed

Persönliche Kalender-Feeds enthalten Buchungen, bei denen Sie als Ressource oder Kunde zugewiesen sind. Sie sind ideal, wenn Sie möchten, dass Ihre relevanten Buchungen aus Sonderplan in Ihrer nativen Kalender-App auf Ihrem Telefon erscheinen.

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Erstellen eines Benutzer-Feeds

Alle Benutzer können einen persönlichen Kalender-Feed für sich selbst erstellen. Klicken Sie auf Seitenleiste -> Ihr Name -> Mein Konto. Unter dem Abschnitt Persönlicher Kalender-Feed aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren.

Sie können den Feed in die Zwischenablage kopieren, indem Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Textfeld klicken. Fügen Sie diese Kalender-URL in Ihre Kalenderanwendung ein.

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Löschen eines Benutzer-Feeds

Um den Kalender-Feed zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren. Der Feed wird innerhalb von 10 Minuten gelöscht.

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Projekt-Feed

Um diese Option nutzen zu können, müssen Sie in einer Gruppe mit Zugriff auf das Administrationsmodul sein oder als Projektadministrator im entsprechenden Projekt zugewiesen sein

Projekt-Feeds können Ihr Team über die Buchungen im Zusammenhang mit einem Projekt auf dem Laufenden halten, auch wenn sie kein Sonderplan-Konto haben.

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Erstellen eines Projekt-Feeds

Um einen Projekt-Feed zu erstellen, öffnen Sie das entsprechende Projekt -> klicken Sie auf Einstellungen -> Projekt-Buchungs-Feed, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren.

Sie können den Feed in die Zwischenablage kopieren, indem Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Textfeld klicken. Fügen Sie diese Kalender-URL in Ihre Kalenderanwendung ein.

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Löschen eines Projekt-Feeds

Um den Kalender-Feed zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren. Der Feed wird innerhalb von 10 Minuten gelöscht.

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Ressourcen-Feed

Einzelne Ressourcen-Kalender-Feeds können verwendet werden, um kommende Buchungen auf den meisten Besprechungsraum-Displays anzuzeigen. Das Display muss das Importieren von iCalendar-Feeds unterstützen.

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Erstellen eines Ressourcen-Feeds

Um einen Ressourcen-Feed zu erstellen, klicken Sie auf Seitenleiste -> Admin -> Ressourcen -> “Name der Ressource” -> Buchungs-Kalender-Feed, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren.

Sie können den Feed in die Zwischenablage kopieren, indem Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Textfeld klicken. Fügen Sie diese Kalender-URL in Ihre Kalenderanwendung ein.

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Löschen eines Ressourcen-Feeds

Um den Kalender-Feed zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren. Der Feed wird innerhalb von 10 Minuten gelöscht.

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Zeitplan-Feed

Zeitplan-Feeds enthalten alle Buchungen aller Ressourcen, die einem bestimmten Zeitplan zugewiesen sind.

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Erstellen eines Zeitplan-Feeds

Um einen Zeitplan-Feed zu erstellen, klicken Sie auf Seitenleiste -> Admin -> Zeitpläne -> “Name des Zeitplans” -> , und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren.

Sie können den Feed in die Zwischenablage kopieren, indem Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Textfeld klicken. Fügen Sie diese Kalender-URL in Ihre Kalenderanwendung ein.

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Löschen eines Zeitplan-Feeds

Um den Kalender-Feed zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalender-Feed aktivieren. Der Feed wird innerhalb von 10 Minuten gelöscht.

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Importieren von Feeds nach Sonderplan

Sonderplan unterstützt das Importieren und Synchronisieren mit Drittanbieter-Kalenderdiensten wie Google Calendar, Office 365 oder jedem Dienst, der das Standard-iCalendar-Format verwendet. Wir bezeichnen das Importieren von Kalender-Feeds als “Kalender-Abonnements”.

Sie können auch die Funktion für Import-Kalender-Abonnements verwenden, um Buchungen automatisch aus Sonderplan zu synchronisieren, z.B. um Buchungen von einer Ressource auf eine andere zu kopieren oder um die Zusammenarbeit an einem Projekt mit einem anderen Unternehmen zu ermöglichen, das ebenfalls Sonderplan nutzt.

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Aktualisierungsfrequenz des Imports

Wir versuchen, einmal pro Stunde nach Updates zu suchen, dies kann jedoch je nach Traffic und Serverbelastung variieren. Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Synchronisation haben, überprüfen Sie die Protokolle der Kalender-Abonnements, um zu sehen, wann das letzte Update erfolgte.

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Kontingente für Konten

Die Anzahl der Kalender-Abonnements, die Sie erstellen können, hängt von Ihrem Abonnementpaket ab. Bitte wenden Sie sich an den Sonderplan-Support, wenn Sie zusätzliche Abonnements erwerben möchten.

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Erstellen eines Kalender-Abonnements

Um ein neues Kalender-Abo zu erstellen, navigieren Sie zu Zeitplan -> -> Kalender-Abonnements.

Im Fenster Kalenderfreigabe (Feeds) -> Import klicken Sie auf die Schaltfläche und fügen Sie Ihre Kalender-Feed-URL (.ics) ein.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Buchungseigenschaften und legen Sie die Ressourcen, Status, Projekt und Kunde fest, die allen aus dem Feed erstellten Buchungen zugewiesen werden sollen.

Abschließend klicken Sie auf die -Schaltfläche, um das Kalender-Abo zu erstellen.

Aufgrund aktueller technischer Einschränkungen werden Buchungen, die über Kalender-Feeds hinzugefügt werden, nicht live im Zeitplan aktualisiert. Möglicherweise müssen Sie den Browser regelmäßig aktualisieren, um neue Buchungen zu sehen.

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Fehlerbehebung bei Kalender-Abonnements

Wenn Sie Probleme beim Import von Kalender-Abonnements haben, überprüfen Sie zunächst die Protokolle des Abonnements, indem Sie auf das Log-Symbol neben dem entsprechenden Abonnement klicken. Wenn zu viele Fehler auftreten, wird das Abonnement auch automatisch deaktiviert.