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Die Seite “Benutzer & Gruppen” in Sonderplan ermöglicht es Ihnen, zu steuern, wer auf Ihr System zugreifen kann, wie sie sich authentifizieren und welche Berechtigungen sie über Gruppen erben. Verwenden Sie diese Seite, um neue Teammitglieder einzuarbeiten, sie in logische Einheiten zu organisieren und aktive Sitzungen zu überwachen. Sonderplan Admin Benutzer und Gruppen

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Benutzer

Im Tab “Benutzer” werden alle Benutzerkonten angezeigt, die sich bei Sonderplan anmelden können.

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Benutzer erstellen & bearbeiten

Wenn Sie Sonderplan im Rahmen eines Flexiblen Abrechnungsplans nutzen, führt das Erstellen von Benutzern zu zusätzlichen Kosten (pro rata berechnet), die automatisch Ihrer Kreditkarte belastet werden.
Klicken Sie neben der Überschrift Benutzer & Gruppen auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie Benutzer im Dropdown-Menü aus. Im Seitenbereich “Neuer Benutzer” können Sie entweder
  • Einen vorhandenen Kontakt auswählen, dem Sie den Zugriff auf Sonderplan gewähren möchten
  • Klicken Sie auf Neuer Kontakt, um einen neuen Kontakt zu erstellen, der auch als Benutzer zu Sonderplan hinzugefügt wird
Nach Auswahl eines Kontakts werden zusätzliche Eingabefelder angezeigt (siehe unten).

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Warnung bei primärer E-Mail-Adresse

Benutzer benötigen eine Primäre E-Mail-Adresse, die festgelegt werden muss, bevor sie erstellt werden können. Klicken Sie auf den Link oder die Schaltfläche Öffnen des Kontakt-Editors, um den Kontakt-Editor zu öffnen. Sonderplan neuer Benutzerkontakt benötigt primäre E-Mail-Adresse

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Warnung bei begrenzter Zeiterfassung

Eine Warnung bei begrenzter Zeiterfassung wird angezeigt, wenn der Benutzer nicht auch als Ressource hinzugefügt wird. Dieser Benutzer kann seine Zeit privat erfassen, kann jedoch keine Zeitbuchungen oder Projekte hinzufügen, bis er als Ressource aktiviert ist.

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E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts senden

Die Aktion “E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts senden” ermöglicht es Administratoren, einen Passwortreset für einen Benutzer direkt vom Bildschirm Admin → Benutzer → Benutzer bearbeiten auszulösen. Beim Klicken sendet Sonderplan eine E-Mail an den Benutzer mit einem sicheren, zeitlich begrenzten Link, über den er ein neues Passwort festlegen kann. Sonderplan neuer Benutzerkontakt benötigt primäre E-Mail-Adresse
Wann dies verwendet wird
  • Ein Benutzer hat sein Passwort vergessen
  • Ein neuer Benutzer wurde erstellt, hat aber sein Passwort noch nicht festgelegt
  • Sie müssen einen Benutzer auffordern, seine Anmeldedaten aus Sicherheitsgründen zu aktualisieren
Wie es funktioniert
  • Das System generiert einen eindeutigen Zurücksetzungs-Token
  • Eine E-Mail wird an die registrierte E-Mail-Adresse des Benutzers gesendet
  • Der Benutzer folgt dem Link und setzt ein neues Passwort
  • Der Token läuft nach kurzer Zeit aus Sicherheitsgründen ab
Hinweise
  • Durch Klicken auf die Schaltfläche wird ein Modal geöffnet, das Sie auffordert zu bestätigen, dass Sie ein Mensch sind
  • Wenn der Benutzer die E-Mail nicht erhält, bitten Sie ihn, den Spam-/Junk-Ordner zu überprüfen
  • Durch erneutes Klicken auf die Schaltfläche werden alle vorherigen Zurücksetzungslinks ungültig und es wird ein neuer ausgegeben

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Benutzergruppe

Benutzer erhalten ihre Kernmodulberechtigungen von Benutzergruppen. Die ausgewählte Gruppe kann entweder eine der Standardgruppen Mitarbeiter, Administrator oder Superadministrator sein oder eine benutzerdefinierte Gruppe.

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SAML SSO-Anmeldung

Wenn Sie SAML SSO konfiguriert haben, können Sie jedem Benutzer gestatten, diese Anmeldeoption zu verwenden.

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Ablaufdatum

Jedem Benutzer kann ein Ablaufdatum zugewiesen werden, nach dem er sich nicht mehr bei Sonderplan anmelden kann. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie temporäre Mitarbeiter oder Auftragnehmer im System haben.

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Benutzer löschen

Wenn Sie Sonderplan mit einem Flexiblen Abrechnungsplan verwenden, führt das Löschen von Benutzern zu ungenutzten Zeitgutschriften für den Benutzer. Diese Gutschriften werden automatisch auf Ihr Konto angerechnet und für zukünftige Rechnungen verwendet.
Öffnen Sie das Bearbeitungsfenster des Benutzers wie oben beschrieben. Klicken Sie unten links im Fenster auf die Schaltfläche . Bestätigen Sie die Löschung in der Abfrage.

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Gruppen

Gruppen ermöglichen es Ihnen, einzelne Konten in logische Teams zu bündeln, sodass Sie den Zugriff auf ganze Funktionssätze gleichzeitig gewähren oder widerrufen können. Anstatt Berechtigungen einzeln für jeden Benutzer zuzuweisen, geben Sie einfach einer Gruppe das Recht, bestimmte Module (Zeitplan/Buchungen, Projekte, Kontakte und mehr) anzuzeigen oder zu bearbeiten, und jedes Mitglied dieser Gruppe erbt automatisch diese Berechtigungen.

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Standardgruppen

Sonderplan hat 3 Standardgruppen eingerichtet, die viele gängige Anwendungsfälle abdecken.
ModulMitarbeiterAdministratorenSuperadministratoren
Zeitplan / BuchungenRWRWRW
ProjekteRWRWRW
KontakteRWRWRW
Vertrieb—RWRW
Administrator—RWRW
Abonnementverwaltung——RW
— = Kein Zugriff, R- = Nur Lesen, RW = Lesen und Schreiben

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Gruppe erstellen & bearbeiten

Wenn Sie den Zugriff anpassen möchten, können Sie eine Benutzerdefinierte Gruppe erstellen. Wenn Sie eine Gruppe bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Namen der Gruppe in der Gruppen Datentabelle.
Nur benutzerdefinierte Gruppen können bearbeitet werden
Klicken Sie neben der Überschrift Benutzer & Gruppen auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie Gruppe im Dropdown-Menü aus. Der Neue Gruppe Editor wird auf der rechten Seite geöffnet. Sonderplan benutzerdefinierte Gruppe erstellen
  • Geben Sie einen Gruppennamen und optional eine Beschreibung für die Gruppe ein.
  • Wählen Sie für jedes Modul das Zugriffsniveau aus, das jedes Mitglied der Gruppe haben sollte.
Klicken Sie abschließend auf Gruppe erstellen, um eine neue Gruppe zu erstellen, oder auf Änderungen speichern, um die bestehende Gruppe zu speichern.

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Gruppe löschen

Nur benutzerdefinierte Gruppen können gelöscht werden
Öffnen Sie das Bearbeitungsfenster der Gruppe wie oben beschrieben. Klicken Sie unten links im Fenster auf die Schaltfläche . Bestätigen Sie die Löschung in der Abfrage. Die Gruppe wird sofort aus der Liste entfernt.

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Sitzungen

Im Tab “Sitzungen” können Sie jede aktive Anmeldung auf verschiedenen Browsern und Geräten anzeigen und verwalten. Für jede Sitzung sehen Sie den Benutzernamen (und die E-Mail), die Ursprungs-IP-Adresse, wann sie sich angemeldet haben, und ihren letzten aktiven Zeitstempel. Wenn Sie den Zugriff sofort widerrufen müssen, z. B. wenn ein Gerät verloren geht oder unbeaufsichtigt bleibt, klicken Sie unter Löschen auf das rote Papierkorb-Symbol, um diese Sitzung zu beenden. Verwenden Sie die Paginierungssteuerelemente und das Suchfeld, um bestimmte Sitzungen zu finden, und seien Sie beruhigt zu wissen, dass Sie jeden Benutzer von diesem Bildschirm aus sofort abmelden können.