Anpassung & Rechnungsthemen
Passen Sie Ihre Angebote und Rechnungen mit maßgeschneiderten Themen an und branden Sie sie entsprechend Ihrer Unternehmensidentität.
Der Angebots-/Rechnungsthemen-Editor ermöglicht Administratoren, mehrere Angebots- und Rechnungsthemen zu erstellen und anzupassen, die ihre Marke widerspiegeln. Unternehmen, die unter mehreren Firmennamen operieren, können verschiedene Themen erstellen, die bei jedem Angebot oder jeder Rechnung ausgewählt werden können.
Um den Editor zu öffnen, klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Verkaufs-Seite auf -> Themen bearbeiten.
Thema erstellen / bearbeiten
Der Themen-Editor ist eine Darstellung des endgültigen Rechnungsausgangs. Die Seite ist in 9 Abschnitte unterteilt, denen Text- und HTML-Elemente hinzugefügt werden können. Beim Erstellen eines neuen Themas wird standardmäßig das System-Standardthema geladen, aber Sie können beliebige Shortcodes hinzufügen und ändern, die Sie benötigen.
Button Neues Thema
Um ein neues Thema zu erstellen, klicken Sie auf die Neu (1) Schaltfläche und wählen Sie entweder Neues Angebots-Thema oder Neue Rechnung. Diese Aktion öffnet eine bearbeitbare Vorlage basierend auf den Standardthemen, mit der Sie das Layout, den Inhalt und das Styling vollständig an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Themenname
Geben Sie einen klaren und aussagekräftigen Namen (2) für das Thema ein, der nur für interne Zwecke bestimmt ist. Diese Namen helfen Ihrem Team, den Zweck oder Stil jedes Themas schnell zu erkennen, werden aber im endgültigen Dokument, das an Kunden gesendet wird, nicht angezeigt. Beispielsweise könnten Sie Themennamen wie Firmenname — 30 Tage Zahlungsziel oder Premium-Kundenrechnung verwenden.
Titel der Rechnung
Geben Sie den Titel (3) an, der oben auf Ihrer Rechnung oder Ihrem Angebot deutlich sichtbar erscheinen soll. Beispiele sind Rechnung, Steuerrechnung oder Angebot. Dieser ist im endgültigen Dokument sichtbar, das an Ihren Kunden gesendet wird.
Logo hochladen
Sie können Ihre Rechnungen branden, indem Sie Ihr Firmenlogo hochladen. Klicken Sie dazu einfach auf die Logo hochladen (4) Schaltfläche, wählen Sie Ihre Logodatei von Ihrem Gerät aus, und sie erscheint automatisch auf allen Rechnungen, die mit diesem Thema erstellt werden.
Shortcodes
In der rechten Seitenleiste (5) werden Shortcodes angezeigt, die dynamische Platzhalter darstellen und beim Erstellen Ihrer Rechnung oder Ihres Angebots automatisch durch relevante Details ersetzt werden. Beispielsweise werden Shortcodes wie [invoiceNumber] oder [companyName] durch die tatsächliche Rechnungsnummer bzw. den Namen Ihres Unternehmens ersetzt. Wenn bei der Erstellung keine Daten für einen Shortcode vorhanden sind, bleibt dieser leer.
Dynamischer Kunde / Kontakt
| Shortcode | Beschreibung |
|---|---|
[toFirstName] | Vorname des Kundenkontakts — falls kein Kontakt gesetzt ist, fällt es auf den Vornamen des Kunden (bei einer Person) oder den Firmennamen (bei einer Organisation) |
[toLastName] | Nachname des Kundenkontakts — falls kein Kontakt gesetzt ist, fällt es auf den Nachnamen des Kunden (bei einer Person) oder bleibt leer (bei einer Organisation) |
[toOrganization] | Zugehöriger Organisationsname des Kundenkontakts — falls kein Kontakt gesetzt ist, fällt es auf den verbundenen Organisationsnamen des Kunden (bei einer Person) oder bleibt leer |
[toAddress] | Die vollständige Adresse des Kunden |
[toAddressLine1] | Die erste Zeile der Adresse des Kunden |
[toAddressLine2] | Die zweite Zeile der Adresse des Kunden |
[toAddressLine3] | Die dritte Zeile der Adresse des Kunden |
[toAddressCity] | Die Stadt des Kunden |
[toAddressState] | Bundesland/Provinz des Kunden |
[toAddressPostcode] | Postleitzahl/ZIP des Kunden |
[toAddressCountry] | Land des Kunden |
[toEmail] | E-Mail-Adresse des Kunden |
[toPhone] | Telefonnummer des Kunden |
Kunde
| Shortcode | Beschreibung |
|---|---|
[clientName] | Name des Kunden |
[clientAddress] | Formatierte Adresse des Kunden |
[clientEmail1] | Primäre E-Mail des Kunden |
[clientEmail2] | Sekundäre E-Mail des Kunden |
[clientEmail3] | Tertiäre E-Mail des Kunden |
[clientPhone1] | Primäre Telefonnummer des Kunden |
[clientPhone2] | Sekundäre Telefonnummer des Kunden |
[clientPhone3] | Tertiäre Telefonnummer des Kunden |
Kunde Kontaktperson
| Shortcode | Beschreibung |
|---|---|
[clientContactPersonName] | Name der Kontaktperson des Kunden |
[clientContactPersonAddress] | Formatierte Adresse der Kontaktperson |
[clientContactPersonEmail1] | Primäre E-Mail der Kontaktperson |
[clientContactPersonEmail2] | Sekundäre E-Mail der Kontaktperson |
[clientContactPersonEmail3] | Tertiäre E-Mail der Kontaktperson |
[clientContactPersonPhone1] | Primäre Telefonnummer der Kontaktperson |
[clientContactPersonPhone2] | Sekundäre Telefonnummer der Kontaktperson |
[clientContactPersonPhone3] | Tertiäre Telefonnummer der Kontaktperson |
Rechnungsfelder
| Shortcode | Beschreibung |
|---|---|
[invoiceNumber] | Rechnungsnummer |
[invoiceTotal] | Gesamtbetrag der Rechnung |
[invoiceSubTotal] | Zwischensumme der Rechnung |
[invoiceDiscountTotal] | Gesamtrabattbetrag der Rechnung |
[invoiceNetTotal] | Nettobetrag der Rechnung |
[invoiceTaxTotal] | Gesamtsteuerbetrag der Rechnung |
[invoiceDate] | Erstellungsdatum der Rechnung |
[invoiceDue] | Fälligkeitsdatum der Rechnung |
[invoiceTerms] | Zahlungsbedingungen, die in der Rechnung angegeben sind |
[invoiceReference] | Referenzfeld der Rechnung |
[companyName] | Name Ihres Unternehmens (aus Systemeinstellungen) |
[contactDetails] | Kontaktdaten (aus globalen Verkaufseinstellungen) |
Projektfelder
| Shortcode | Beschreibung |
|---|---|
[projectName] | Name des Projekts |
[projectCode] | Kurzcode des Projekts |
[projectDescription] | Beschreibung des Projekts |
[projectStartDate] | Startdatum des Projekts |
[projectEndDate] | Enddatum des Projekts |
Rechnungseinstellungen
Passen Sie das Layout Ihrer Rechnung an, indem Sie auswählen, welche Positionen oder Gesamtelemente in der Zeile oder in der Gesamtsumme angezeigt oder ausgeblendet werden (6). Damit können Sie maßgeschneiderte Rechnungen für verschiedene Kundentypen oder Projekte erstellen und so Klarheit und Relevanz in Ihrer finanziellen Kommunikation gewährleisten.
Sichtbarkeit der Positionenspalten
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Position | Anzeigen oder Ausblenden der Positionsspalte in den Zeilen. |
| Beschreibung | Anzeigen oder Ausblenden der Beschreibungs-Spalte. |
| Menge | Anzeigen oder Ausblenden der Mengespalte. |
| Preis | Anzeigen oder Ausblenden der Preisspalte. |
| Rabatt | Anzeigen oder Ausblenden der Rabattspalte. |
| Steuer | Anzeigen oder Ausblenden der Steuer-Spalte. |
| Summe | Anzeigen oder Ausblenden der Gesamtsumme in den Zeilen. |
Sichtbarkeit der Gesamtsummenzeile
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Zwischensumme | Anzeigen oder Ausblenden der Zwischensumme in der Gesamtsumme |
| Rabattsumme | Anzeigen oder Ausblenden der Rabattsumme in der Gesamtsumme |
| Nettosumme | Anzeigen oder Ausblenden der Nettosumme in der Gesamtsumme |
| Steuerbetrag | Anzeigen oder Ausblenden des Steuerbetrags in der Gesamtsumme |
| Gesamtsumme | Anzeigen oder Ausblenden der Gesamtsumme in der Gesamtsumme |
Styles
Verwenden Sie benutzerdefinierten CSS-Code (7), um das Erscheinungsbild Ihrer Angebots- oder Rechnungsvorlagen vollständig anzupassen. Diese leistungsstarke Funktion ermöglicht es Ihnen, Schriftarten, Farben, Layout-Abstände und mehr zu verändern, sodass Ihre Dokumente genau Ihre Markenidentität widerspiegeln.
E-Mail-Vorlage
(8) Definieren Sie den E-Mail-Inhalt und die Betreffzeilen, die beim Versenden von Rechnungen über die integrierte Funktion „Rechnung senden“ verwendet werden. Das Erstellen standardisierter E-Mail-Vorlagen hilft, Konsistenz zu wahren, wirkt professionell und beschleunigt Ihren Rechnungsprozess.
Speichern
Nachdem Sie Ihr Thema angepasst haben, klicken Sie auf die Speichern (9) Schaltfläche, um Ihre Änderungen zu sichern. So werden Ihre Vorlageinstellungen, das Styling und die Anpassungen gespeichert und sind für zukünftige Verwendungen bereit.