Angebots- & Rechnungsthemen

Der Angebot / Rechnungsthemen-Editor ermöglicht es Administratoren, mehrere Angebots- und Rechnungsthemen zu erstellen und anzupassen, die ihre Marke widerspiegeln. Unternehmen, die unter mehreren Geschäftsnamen operieren, können mehrere verschiedene Themen erstellen, die auf jedem Angebot oder jeder Rechnung ausgewählt werden können.

Von diesem Punkt an werden wir hauptsächlich über Rechnungsthemen sprechen, jedoch sind Angebotsvorlagen fast identisch!

Um den Editor zu öffnen, klicken Sie oben rechts auf der Verkaufs-Seite auf -> Themen bearbeiten.

Sonderplan Öffnen des Angebot- und Rechnungsthemen-Editors

Thema erstellen / bearbeiten

Der Themeneditor ist eine Darstellung des endgültigen Rechnungsausgabes. Die Seite ist in 9 Abschnitte unterteilt, in die Text- und HTML-Elemente hinzugefügt werden können. Beim Erstellen eines neuen Themas wird standardmäßig das Systemstandardthema geladen, aber Sie können beliebige Shortcodes hinzufügen und ändern, die Sie benötigen.

Sonderplan Angebot- und Rechnungsthemen-Editor

Neuer Themen-Button

Um ein neues Thema zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (1) und wählen Sie entweder Neues Angebotsthema oder Neues Rechnungsthema aus. Diese Aktion öffnet eine bearbeitbare Vorlage basierend auf den Standardthemen, die es Ihnen ermöglicht, das Layout, den Inhalt und das Styling gemäß Ihren Bedürfnissen vollständig anzupassen.

Themenname

Geben Sie einen klaren und beschreibenden Themenamen (2) nur für den internen Gebrauch ein. Diese Namen helfen Ihrem Team, den Zweck oder Stil jedes Themas schnell zu identifizieren, werden jedoch nicht auf dem endgültigen Dokument angezeigt, das an Kunden gesendet wird. Sie könnten beispielsweise Themenamen wie Firmenname — 30-Tage-Fristen oder Premium-Kundenrechnung verwenden.

Rechnungstitel

Geben Sie den Titel (3) an, der prominent oben auf Ihrer Rechnung oder Ihrem Angebot erscheinen soll. Beispiele sind Rechnung, Steuerrechnung oder Kostenvoranschlag. Dies ist auf dem endgültigen Dokument sichtbar, das an Ihren Kunden übermittelt wird.

Logo hochladen

Sie können Ihre Rechnungen durch das Hochladen Ihres Firmenlogos brandmarken. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Logo hochladen (4), wählen Sie Ihre Logo-Datei von Ihrem Gerät aus, und es wird automatisch auf allen Rechnungen erscheinen, die mit diesem Thema generiert werden.

Shortcodes

Die im rechten Seitenbereich angezeigten Shortcodes (5) stellen dynamische Platzhalter dar, die automatisch durch relevante Details ersetzt werden, wenn Ihre Rechnung oder Ihr Angebot generiert wird. Beispielsweise werden Shortcodes wie [Rechnungsnummer] oder [Firmenname] durch die tatsächliche Rechnungsnummer und den Namen Ihres Unternehmens ersetzt. Wenn zum Zeitpunkt der Generierung keine Daten für einen Shortcode verfügbar sind, bleibt dieser Shortcode leer.

Dynamische Klienten / Kontakte

Shortcode	Beschreibung
`[toFirstName]`	Vorname des Kundenkontakts — falls kein Kontakt festgelegt ist, wird auf den Vornamen des Kunden zurückgegriffen (für eine Person) oder den Firmennamen (für eine Organisation)
`[toLastName]`	Nachname des Kundenkontakts — falls kein Kontakt festgelegt ist, wird auf den Nachnamen des Kunden zurückgegriffen (für eine Person) oder bleibt leer (für eine Organisation)
`[toOrganization]`	Name der verknüpften Organisation des Kundenkontakts — falls kein Kontakt festgelegt ist, wird auf den Namen der verknüpften Organisation des Kunden zurückgegriffen (für eine Person) oder bleibt leer
`[toAddress]`	Die vollständige Adresse des Kunden
`[toAddressLine1]`	Die erste Zeile der Adresse des Kunden
`[toAddressLine2]`	Die zweite Zeile der Adresse des Kunden
`[toAddressLine3]`	Die dritte Zeile der Adresse des Kunden
`[toAddressCity]`	Die Stadt des Kunden
`[toAddressState]`	Der Bundesstaat/Provinz des Kunden
`[toAddressPostcode]`	Die Postleitzahl des Kunden
`[toAddressCountry]`	Das Land des Kunden
`[toEmail]`	E-Mail-Adresse des Kunden
`[toPhone]`	Telefonnummer des Kunden

Klient

Shortcode	Beschreibung
`[clientName]`	Der Name des Kunden
`[clientAddress]`	Formatierte Adresse des Kunden
`[clientEmail1]`	Primäre E-Mail des Kunden
`[clientEmail2]`	Sekundäre E-Mail des Kunden
`[clientEmail3]`	Tertiäre E-Mail des Kunden
`[clientPhone1]`	Primäre Telefonnummer des Kunden
`[clientPhone2]`	Sekundäre Telefonnummer des Kunden
`[clientPhone3]`	Tertiäre Telefonnummer des Kunden

Kontaktperson des Kunden

Shortcode	Beschreibung
`[clientContactPersonName]`	Der Name der Kontaktperson des Kunden
`[clientContactPersonAddress]`	Formatierte Adresse der Kontaktperson
`[clientContactPersonEmail1]`	Primäre E-Mail der Kontaktperson
`[clientContactPersonEmail2]`	Sekundäre E-Mail der Kontaktperson
`[clientContactPersonEmail3]`	Tertiäre E-Mail der Kontaktperson
`[clientContactPersonPhone1]`	Primäre Telefonnummer der Kontaktperson
`[clientContactPersonPhone2]`	Sekundäre Telefonnummer der Kontaktperson
`[clientContactPersonPhone3]`	Tertiäre Telefonnummer der Kontaktperson

Rechnungsfelder

Shortcode	Beschreibung
`[invoiceNumber]`	Nummer der Rechnung
`[invoiceTotal]`	Gesamtbetrag der Rechnung
`[invoiceSubTotal]`	Zwischensumme der Rechnung
`[invoiceDiscountTotal]`	Rabattgesamtbetrag der Rechnung
`[invoiceNetTotal]`	Netto-Gesamtbetrag der Rechnung
`[invoiceTaxTotal]`	Gesamtbetrag der Steuer der Rechnung
`[invoiceDate]`	Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde
`[invoiceDue]`	Fälligkeitsdatum der Rechnung
`[invoiceTerms]`	Die in der Rechnung angegebenen Zahlungsbedingungen
`[invoiceReference]`	Der Wert des Referenzfelds der Rechnung
`[companyName]`	Ihr Firmenname (aus den Systemeinstellungen)
`[contactDetails]`	Kontaktdaten (aus den globalen Verkaufseinstellungen)

Projektfelder

Shortcode	Beschreibung
`[projectName]`	Name des Projekts
`[projectCode]`	Dem Projekt zugewiesener Kurzcode
`[projectDescription]`	Beschreibung des Projekts
`[projectStartDate]`	Das für das Projekt festgelegte Startdatum
`[projectEndDate]`	Das für das Projekt festgelegte Enddatum

Rechnungseinstellungen

Passen Sie das Layout Ihrer Rechnung an, indem Sie auswählen, welche Artikelspalten oder Gesamtzeilen-Elemente angezeigt oder ausgeblendet werden sollen (6). Dies ermöglicht es Ihnen, maßgeschneiderte Rechnungen für verschiedene Arten von Kunden oder Projekten zu erstellen, um Klarheit und Relevanz in Ihrer finanziellen Kommunikation sicherzustellen.

Sonderplan Anpassen sichtbarer Artikel-Spalten und -Reihen

Sichtbarkeit der Artikel-Spalten

Einstellung	Beschreibung
Artikel	Zeige oder verstecke die Artikel-Spalte in den Einzelposten.
Beschreibung	Zeige oder verstecke die Beschreibungsspalte in den Einzelposten.
Menge	Zeige oder verstecke die Mengenspalte in den Einzelposten.
Preis	Zeige oder verstecke die Preisspalte in den Einzelposten.
Rabatt	Zeige oder verstecke die Rabattspalte in den Einzelposten.
Steuer	Zeige oder verstecke die Steuerspalte in den Einzelposten.
Gesamt	Zeige oder verstecke die Gesamtspalte in den Einzelposten.

Sichtbarkeit der Gesamtzeile

Einstellung	Beschreibung
Zwischensumme	Zeige oder verstecke die Zwischensummenzeile im Bereich der Gesamtsummen.
Rabattgesamtbetrag	Zeige oder verstecke die Rabattgesamtzeile im Bereich der Gesamtsummen.
Netto-Gesamtbetrag	Zeige oder verstecke die Netto-Gesamtzeile im Bereich der Gesamtsummen.
Steuer-Gesamtbetrag	Zeige oder verstecke die Steuer-Gesamtzeile im Bereich der Gesamtsummen.
Gesamt	Zeige oder verstecke die Gesamtzeile im Bereich der Gesamtsummen.

Stile

Verwenden Sie benutzerdefinierten CSS-Code (7), um das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungs- oder Angebotsvorlagen vollständig zu personalisieren. Dieses leistungsstarke Feature ermöglicht es Ihnen, Schriftarten, Farben, Layoutabstände und mehr anzupassen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente genau die Identität Ihrer Marke widerspiegeln.

Benutzerdefinierte Seitenfußzeile

Eine individuell angepasste Fußzeile kann auf jeder Seite eingebettet werden, indem ein Bild mit den Abmessungen 120px x 738px erstellt wird. Das Bild sollte als Footer.png exportiert und dann in eine base64-Zeichenfolge umgewandelt werden, indem die folgenden Befehle im Terminal auf einem Mac-Computer ausgeführt werden.

PNG in base64 umwandeln

echo "data:image/png;base64,$(base64 -i Footer.png)" > output.txt

Kopieren Sie als nächstes den CSS-Code in den Abschnitt Benutzerdefinierter CSS-Code im Sonderplan-Rechnungsthemen-Editor. Öffnen Sie schließlich die neu erstellte output.txt-Datei, die durch die oben genannten base64-Befehle generiert wurde, und kopieren Sie den Inhalt in den Abschnitt background: url("");.

Beispiel für Seitenfußzeile

@media print {
  @page {
      margin-bottom: 130px!important;

      @bottom-center {
          height: 120px;
          width: 738px;
          content: "";
          background: url("data:image/png;base64,i.....");
          background-size: contain;
      }
  }
}

E-Mail-Vorlage

(8) Definieren Sie den E-Mail-Inhalt und die Betreffzeilen im Voraus, die beim Senden von Rechnungen über die integrierte Funktion zum Senden von Rechnungen verwendet werden. Durch das Erstellen von Standard-E-Mail-Vorlagen wird die Konsistenz gewahrt, die Professionalität verbessert und der Rechnungsprozess beschleunigt.

Speichern

Nachdem Sie Ihr Thema angepasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern (9), um Ihre Änderungen zu speichern. Dadurch werden Ihre Vorlageneinstellungen, Stile und Anpassungen gesichert und für zukünftige Verwendung bereitgehalten.

Modules

Einstellungen

Angebots- & Rechnungsthemen

Thema erstellen / bearbeiten

Neuer Themen-Button

Themenname

Rechnungstitel

Logo hochladen

Shortcodes

Dynamische Klienten / Kontakte

Klient

Kontaktperson des Kunden

Rechnungsfelder

Projektfelder

Rechnungseinstellungen

Sichtbarkeit der Artikel-Spalten

Sichtbarkeit der Gesamtzeile

Stile

Benutzerdefinierte Seitenfußzeile

E-Mail-Vorlage

Speichern

Modules

Einstellungen

​Thema erstellen / bearbeiten

​Neuer Themen-Button

​Themenname

​Rechnungstitel

​Logo hochladen

​Shortcodes

​Dynamische Klienten / Kontakte

​Klient

​Kontaktperson des Kunden

​Rechnungsfelder

​Projektfelder

​Rechnungseinstellungen

​Sichtbarkeit der Artikel-Spalten

​Sichtbarkeit der Gesamtzeile

​Stile

​Benutzerdefinierte Seitenfußzeile

​E-Mail-Vorlage

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